Maîtriser la saisie des comptes rendus de réunion d’équipe

• Montée en compétence des secrétaires
• Optimisation de la prise de notes en réunion
• Harmonisation des pratiques de rédaction
• Renforcement de la qualité des écrits produits

JOUR 1/ Fondamentaux et méthodologie de la rédaction des comptes rendus

 

Matin (3h30) – Comprendre les enjeux et organiser un compte rendu

Objectifs de la séquence :

• Identifier les différents types de comptes rendus et leurs usages.
• Comprendre les attentes des destinataires et l'importance de la clarté rédactionnelle.
• Maîtriser la structuration type d'un compte rendu pour en faciliter sa lecture et l'exploitation.

Contenu :
Séquence 1 : Introduction et attentes des participants (30 min)

• Présentation de la formation et des objectifs.
• Tour de table : échanges sur les pratiques et difficultés rencontrées.

Séquence 2 : Les types de comptes rendus et leurs spécificités (1h30)

• Compte rendu exhaustif vs synthétique : avantages et inconvénients.
• Procès-verbal et note de synthèse : usages spécifiques.
  Exercice : Étude et comparaison de trois types de comptes rendus.

Séquence 3 : Identifier et structurer les informations essentielles (1h30)

• Repérage des éléments clés : décisions prises, arguments majeurs, responsabilités, actions à mener.
• Introduction aux règles de neutralité et objectivité.
  Exercice : Analyse critique d'un compte rendu désorganisé et reformulation – Réorganisation et amélioration collective.

Après-midi (3h30) – De la prise de notes à la rédaction efficace

Objectifs de la séquence :

• Adopter une méthodologie de prise de notes efficace.
• Transformer des notes brutes en un compte rendu clair et structuré.

Contenu :
Séquence 4 : Techniques de prise de notes adaptées aux réunions d'équipe (1h30)

• Méthodes linéaire, Cornell, Mind Mapping, abréviations.
• Adapter sa prise de notes selon le niveau de formalisme attendu.
  Exercice : Prise de notes en temps réel sur une réunion fictive enregistrée avec 3 méthodes différentes.

Séquence 5 : Structurer un compte rendu pour une lecture fluide (1h30)

• Organisation type d'un compte rendu :
  • identification des parties essentielles (présentation des participants, rappel des objectifs, corps du texte, actions à suivre).
  • Comment rendre un document lisible, synthétique et fonctionnel ? Titres, sous-titres, listes à puces, tableaux récapitulatifs.
    Exercice : Restructuration d'un compte rendu mal organisé.

Séquence 6 : Rédaction et analyse collective (30 min)

• Travail en binôme : à partir de notes brutes, rédaction d'un compte rendu.
• Comparaison des productions et retour collectif.

 

JOUR 2/ Perfectionnement et mise en situation

 

Matin (3h30) – Améliorer la rédaction et la neutralité

Objectifs de la séquence :

• Améliorer la lisibilité et la neutralité des comptes rendus.
• Corriger les erreurs courantes et fluidifier le style rédactionnel.

Contenu :
Séquence 7 : Éviter les biais et garantir l'objectivité (1h30)

• Neutralité rédactionnelle : éviter l'interprétation et la subjectivité.
• Utilisation d'un langage factuel et précis.
  Exercice : Reformulation d'extraits mal rédigés – Transformation d'écrits subjectifs en formulations neutres et factuelles.

Séquence 8 : Clarté et fluidité des écrits (1h30)

• Techniques de réécriture et de synthèse.
• Suppression des redondances et tournures alourdies.
  Exercice : Réécriture collective d'un paragraphe avec amélioration de la fluidité – Remplacement de formulations complexes par des tournures plus simples et efficaces.

Séquence 9 : Analyse critique de comptes rendus existants (30 min)

• Lecture et identification des points d'amélioration.
  Exercice : Diagnostic en groupe et corrections.

 

Après-midi (3h30) – Mise en situation et synthèse

Objectif de la séquence :

• Expérimenter la prise de notes et la rédaction en conditions réelles – Mise en pratique des acquis.

Contenu :
Séquence 10 : Mise en situation – Simulation de réunion (1h30)

• Jeu de rôle : participants incarnent différents rôles (animateur, secrétaire, participant).
• La réunion est enregistrée pour analyse ultérieure.
  Exercice : Prise de notes en temps réel et rédaction d'un compte rendu.

Cette mise en situation est détaillée à l'issue des séquences présentées ci-dessous.

Séquence 11 : Comparaison des productions et corrections collectives (1h30)

• Comparaison des comptes rendus rédigés.
• Analyse des erreurs fréquentes et des bonnes pratiques.

Séquence 13 : Clôture et évaluation (30 min)

• Débriefing : échanges sur les apprentissages et axes d'amélioration.
• Distribution d'un kit de rédaction (modèles, check-list des erreurs à éviter).
  Tour de table final : Engagements de mise en pratique.

• Taux de satisfaction : à venir après la formation
• Taux de recommandation : à venir après la formation

Bilan de satisfaction envoyé à chaque apprenant à l'issue de la formation

=) Ce programme est nouveau : les données de satisfaction et de recommandation seront récoltées lors des prochaines sessions et seront indiquées sur le site

Secrétaires, toute personne amenée à rédiger des comptes-rendus de réunion

Profil de secrétaire, maitrise bureautique

Une alternance entre théorie et pratique, avec :

• Des apports méthodologiques courts et ciblés sur les règles et techniques de rédaction.
• Des exercices pratiques de reformulation et d'amélioration de la clarté rédactionnelle.
• Des mises en situation réalistes, avec simulation de réunions et rédaction en conditions réelles.

Une analyse critique de comptes rendus existants, pour identifier les erreurs courantes et améliorer les pratiques

Entraînement sur des cas réalistes et travail sur des comptes rendus fictifs pour une application immédiate

• Débriefing : échanges sur les apprentissages et axes d'amélioration
• Distribution d'un kit de rédaction (modèles, check-list des erreurs à éviter).
• Tour de table final : Engagements de mise en pratique

Notre formatrice a plus de 20 ans d'expérience en tant que secrétaire assistante médicale, ce qui lui confère une maîtrise approfondie des écrits professionnels, des comptes rendus et des procédures administratives.
✔️ Titulaire d'un BTS Économie Sociale et Familiale (ESF), elle est sensibilisée aux enjeux d'accompagnement social et aux problématiques rencontrées dans les structures médico-sociales et éducatives.
✔️ Certifiée en formation de formateurs, elle adapte ses enseignements aux besoins des secrétaires des filières médicales, médico-sociales et sociales, avec une approche pédagogique pragmatique et interactive.
✔️ Elle intervient régulièrement auprès de secrétaires médicales et administratives, en privilégiant des méthodes actives et des mises en situation concrètes.
✔️ Membre de jury de certification, elle connaît les attentes en matière d'évaluation des écrits professionnels et accompagne les professionnels dans l'amélioration de leurs productions écrites.

Formation accessible sur demande, en intra-entreprise

Contacts : 

Elodie MIELKO : 0468360668 / elodie.mielko@ch-perpignan.fr

Stacy COSTALS : 0434550032 / stacy.costals@ch-perpignan.fr

Nathalie SELLES : 0434550094 / nathalie.selles@ch-perpignan.fr

La formation est accessible aux personnes en situation d'handicap.

Notre référente handicap :

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